cara menulis email formal yang baik dan benar

Di era modern, email menjadi elemen penting dalam komunikasi formal. Email adalah surat elektronik yang menggantikan surat konvensional. Dulu, surat harus ditulis di atas kertas dan dikirim melalui pos, sehingga membutuhkan waktu berhari-hari untuk sampai kepada penerima. Email jauh lebih praktis, karena surat yang dikirim bisa sampai dalam hitungan detik tanpa harus menunggu lama.

Namun, karena kepraktisan ini, banyak orang sering menyepelekan keformalan email sebagai bentuk surat resmi. Banyak yang menulis email sembarangan, dan itu adalah kesalahan besar. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menulis email formal yang baik dan benar.

Artikel ini merangkum informasi tentang cara menulis email formal yang tepat, yang wajib Kawan GNFI baca sampai selesai agar terhindar dari kesalahan dalam menulis email.

1. Menggunakan Nama dan Alamat Email yang Jelas

Hal pertama yang wajib Kawan perhatikan saat menulis email formal adalah memastikan nama dan alamat email yang digunakan jelas. Nama dan alamat email yang baik menggunakan nama pribadi pengirim.

Nama dan alamat email yang tidak jelas akan membuat penerima mengidentifikasi Kawan sebagai anonim, yang bisa merugikan karena email Kawan tidak akan diprioritaskan. Contoh alamat email yang jelas adalah [email protected], sedangkan alamat yang kurang formal seperti [email protected] sebaiknya dihindari.

2. Memiliki Subjek yang Jelas

Kawan juga harus memperhatikan subjek email saat menulis email formal. Subjek adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima untuk mengetahui isi email. Terutama dalam dunia kerja, perusahaan menerima ratusan bahkan ribuan email setiap hari, sehingga subjek yang jelas dan ringkas sangat penting untuk menentukan prioritas email.

3. Menggunakan Salam Pembuka yang Formal

Cara lain untuk menulis email formal yang baik adalah dengan menggunakan salam pembuka yang formal. Hindari sapaan yang terlalu santai. Menulis email seperti halnya bertamu ke rumah orang, sehingga salam pembuka yang sopan dan formal sangat diperlukan. Beberapa salam pembuka yang bisa digunakan antara lain Assalamu’alaikum, Dengan hormat, atau menyebutkan nama penerima.

4. Menggunakan Bahasa yang Sopan

Email formal sebaiknya ditulis dengan bahasa yang sopan, ringkas, dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele. Selain itu, pastikan Kawan menulis dengan bahasa yang sesuai dengan PUEBI, untuk menjaga kesan formal dan profesional.

5. Membubuhkan Signature di Akhir Email

Setelah menyampaikan pesan, penting untuk membubuhkan signature yang mencantumkan nama jelas Kawan. Signature juga memudahkan penerima untuk menghubungi Kawan kembali. Jangan lupa menambahkan kalimat penutup yang memberikan kesan positif kepada penerima.

Tips Menyesuaikan Bahasa dan Format Email Berdasarkan Audiens

Email untuk Klien
Gunakan bahasa formal dan sopan, dengan isi yang langsung menuju poin utama. Mulailah dengan sapaan seperti Yth. Bapak/Ibu [Nama] atau Kepada [Nama Klien]. Pada bagian bawah, sertakan nama beserta kontak yang bisa dihubungi.
Email untuk Atasan
Bahasanya hampir sama dengan email untuk klien, langsung pada poin penjelasan. Pada bagian penutup, Kawan bisa menambahkan ajakan untuk diskusi lebih lanjut, atau menanyakan apakah metode yang digunakan sudah tepat.
Email untuk Rekan Kerja
Bahasanya bisa lebih santai, namun tetap sopan. Gunakan sapaan seperti Halo [Nama Rekan Kerja], dan langsung sampaikan isi email secara ringkas. Pada penutup, gunakan Best Regards atau Thank you.