8 Contoh Timeline Kegiatan Organisasi yang Bisa Kamu Gunakan

Kawan GNFI yang tergabung dalam organisasi mungkin sudah tidak asing dengan istilah timeline kegiatan. Timeline atau linimasa kegiatan merupakan bagian penting dalam perencanaan berbagai acara atau proyek organisasi. Pasalnya, dengan membuat timeline, anggota organisasi dapat menyusun, merencanakan, dan mengatur setiap aktivitas atau tahapan acara secara terstruktur. 

Buat kawan GNFI yang sedang bingung mencari contoh timeline kegiatan organisasi, berikut ada beragam contoh template timeline kegiatan untuk berbagai acara organisasi yang bisa kawan ikuti. 

Struktur Dasar Timeline Kegiatan 

Sebelum masuk ke contoh timeline kegiatan, ada beberapa komponen atau struktur dasar yang perlu diperhatikan dalam membuat timeline kegiatan organisasi. Mengutip Liputan6, berikut sejumlah elemen kunci dari timeline kegiatan:

• Task List (daftar tugas): Daftar tugas atau task list adalah inti timeline kegiatan yang memuat semua aktivitas atau pekerjaan yang perlu diselesaikan, mulai dari yang paling kecil hingga besar. 
• Duration (durasi tugas): Berikutnya, ada duration atau durasi tugas yang menandakan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek atau pekerjaan. Lama waktu pengerjaan dalam timeline kegiatan organisasi biasanya ditandai oleh bentuk batang horizontal berwarna. 
• Start and end date (tanggal mulai dan selesai): Pastikan untuk mencantumkan tanggal mulai dan selesai dari setiap tugas dengan jelas pada timeline kegiatan. 
• Penanggung jawab atau PIC (Person in Charge): Untuk mengelola beban kerja dan sumber daya manusia dalam organisasi, elemen ini menunjukkan anggota atau individu yang bertanggung jawab atas tugas atau aktivitas yang ada pada timeline kegiatan. 
• Status atau progress indicator: Komponen ini memudahkan anggota organisasi melacak perkembangan setiap tugas.
• Keterangan: Bagian ini dapat diisi dengan catatan, komentar, atau informasi tambahan terkait kegiatan atau tugas yang diberikan. 

Contoh Timeline Kegiatan Organisasi

Merangkum dari ClickUp, Slidegeeks, Smartsheet, Mekko Graphics, dan laman BEM FK Universitas Tadulako, berikut beberapa contoh timeline untuk berbagai jenis kegiatan yang bisa kawan gunakan sebagai referensi: 

1. Timeline Kegiatan UKM 

2. Timeline Acara Seminar 

3. Timeline Kegiatan Webinar

4. Timeline Proyek atau Program Kerja Divisi Bulanan

unduh template di sini.

5. Timeline Program Kerja Divisi Jangka Panjang

Unduh template di sini. 

6. Timeline Pengembangan Produk

7. Timeline Proyek Bakti Sosial

8. Timeline Program Pelatihan Karyawan

Unduh template di sini. 

7 Langkah Praktis Membuat Timeline Kegiatan Organisasi

Setelah memahami struktur dasar dan contoh timeline kegiatan, berikut langkah-langkah praktis yang bisa kawan ikuti dalam menyusun timeline kegiatan organisasi: 

1. Tentukan Ruang Lingkup dan Tujuan

Pertama-tama, kawan perlu menentukan secara jelas ruang lingkup dan tujuan utama proyek. Langkah ini mencakup identifikasi deliverable utama, ekspektasi hasil, anggaran, serta tenggat waktu. 

2. Pecah Proyek dengan Work Breakdown Structure (WBS)

Setelah menentukan tujuan dan batasan proyek, identifikasi semua tugas yang perlu dilakukan dengan tim dan pecah proyek menjadi bagian-bagian kecil yang spesifik dan terkelola menggunakan teknik Work Breakdown Structure (WBS). 

3. Buat Estimasi Durasi dan Ketergantungan Tugas

Selanjutnya, identifikasi tugas-tugas yang penyelesaiannya perlu diprioritaskan terlebih dulu. Kemudian, tentukan tugas yang dapat dikerjakan secara bersamaan atau paralel. 

Untuk durasi pengerjaan tugas, diskusikan estimasi waktu yang dibutuhkan bersama anggota tim dengan mempertimbangkan faktor tingkat kesulitan tugas dan ketersediaan sumber daya. Untuk memudahkan perkiraan, kawan bisa mengacu pada data historis dari proyek serupa bila ada. 

4. Tentukan PIC

Berikutnya, alokasikan dan tentukan sumber daya manusia atau anggota yang dibutuhkan sebagai penanggung jawab atau PIC dari setiap tugas. 

5. Visualisasi dengan Gantt Chart atau Tabel

Agar timeline kegiatan organisasi lebih terbayang, gunakan bantuan alat atau software seperti tabel, Gantt chart atau Microsoft Project untuk memvisualisasikan timeline. 

6. Tinjauan dan Finalisasi

Setelah selesai mengidentifikasi tujuan, batasan, pembagian proyek, dan estimasi pengerjaan tugas, pastikan untuk periksa kembali isi timeline kegiatan dan lakukan finalisasi untuk bagian-bagian yang masih perlu diperbaiki. 

7. Monitoring

Dengan mengacu pada timeline kegiatan yang sudah dibuat, jangan lupa untuk terus lakukan monitoring selama acara atau proyek berlangsung. 

Timeline kegiatan merupakan bagian yang esensial dalam memastikan proyek atau acara dalam organisasi berjalan dengan efisien dan terarah. Semoga contoh dalam artikel ini bisa membantu kawan GNFI dalam memahami dan menyusun timeline kegiatan, ya.

Cek berita, artikel, dan konten yang lain di Google News